Viele von uns KMU-Mitarbeitenden sind nicht mehr nur im Büro. Wir sind unterwegs, sei es, weil der Arbeitsweg etwas länger als die üblichen 15 Minuten dauert oder weil wir Kunden besuchen. Und da zeigt sich bereits der grösste Vorteil des Cloud-Speichers im Alltag: Die Dokumente sind überall verfügbar, wo eine Internetverbindung besteht. Und zwar, ohne dass von aussen eine potenziell riskante Verbindung ins Firmennetz geöffnet werden muss, wie das bei einem Netzwerkspeicher der Fall wäre.

Einfaches Arbeiten von überall und zu jeder Zeit ist also einer der Pluspunkte von Cloud-Speichern im Geschäftsalltag. Weitere Vorteile sind:

• Die Postfächer werden entlastet, weil statt Anhängen in E-Mails nur Links auf Dokumente verschickt werden.
• Die Speicherplatzkapazität und die Zahl der Benutzer lassen sich über eine Anpassung des Abos erhöhen oder senken.
• Ein Team kann gemeinsam an Office-Dokumenten arbeiten. Dies verhindert, dass mehrere Versionen des gleichen Dokuments im Umlauf sind und Mitarbeitende Zeit verlieren, um nach der aktuellsten Version zu suchen.

Unser Partner Microsoft setzt sich proaktiv und mithilfe von aktuellen Sicherheitsstandards für den Schutz von Unternehmensdaten ein. Egal ob KMU oder Grossunternehmen, auch bei Datenschutz und -sicherheit bietet die Cloud Vorteile:

• Versehentlich gelöschte Dokumente lassen sich innerhalb eines gewissen Zeitraums wiederherstellen.
• Bei einem Ransomware-Befall kann ein Unternehmen die letzte Version von Dokumenten vor dem Verschlüsseln wiederherstellen.

Vergleichsweise langwierig und kostenintensiv wäre es, dieselben Sicherheitsstandards bei einem Netzwerkspeicher umzusetzen. Es müsste Zeit in den Unterhalt investiert und entsprechendes Know-how aufgebaut werden. Dieses ist bei einem Cloud-Angebot inklusive.

Es ist eine breit akzeptierte Empfehlung, dass mindestens eine Version des Backups örtlich getrennt aufbewahrt werden sollte. Damit die Daten im Falle eines Elementarschadens, wie er durch Feuer oder Wasser entstehen kann, geschützt sind. Selbst vor Ransomware-Befall lassen sich Backup-Daten schützen, indem sie im Windows-Explorer schlicht und einfach nicht ersichtlich sind.

Wie so vieles in der Cloud ist auch der Speicher für Backups flexibel. Wird er zu knapp, kann unkompliziert mehr Speicherplatz dazu gemietet werden. Bezahlt wird nur, was wirklich beansprucht wird. Die Backup-Lösung skaliert sich also mit den Anforderungen. Ein weiterer Vorteil ist der automatisierte Ablauf eines Backups. Die manuelle Ausführung und die Kontrolle der Sicherung entfallen und sparen auch hier wieder wertvolle Ressourcen, die anderweitig genutzt werden können.

Flexibilität, Sicherheit und Zusammenarbeit sind die grossen Pluspunkte der Cloud. Gepaart mit transparenten Kosten und dem Wissen, dass nur bezahlt, was auch beansprucht wird, ist die Cloud das Beste, was der Markt aktuell zu bieten hat. Selbst bei grossen Datenmengen wie CAD-Zeichnungen oder Video-Rohdaten kann inzwischen mit dem Azure Virtual Desktop eine sichere und nutzerfreundliche Schnittstelle geschaffen werden. Diese ermöglicht den sicheren und unkomplizierten Zugriff auf die entsprechenden Daten in der Cloud. Bis vor Kurzem war dies noch nicht so einfach möglich.

Manch ein Unternehmen nutzt aber aktuell vielleicht noch eine Anwendung, die sich nicht so einfach in die Cloud verschieben lässt. Und da, wer hätte es gedacht, kommt ein weiterer, aber wichtiger Vorteil der Cloud zum Zug: Die Migration kann schrittweise erfolgen. Office-Dokumente können beispielsweise bereits in SharePoint Online aus Microsoft365 abgelegt werden, während der lokale Server mit der Buchführung des Unternehmens unangetastet bleibt.